Procedure klokkenluidersmelding

Op 18 november 2022 bekrachtigde de Vlaamse Regering een wijziging aan het Bestuursdecreet die de klokkenluidersregeling verscherpt. De nieuwe klokkenluidersregeling heeft als doel om personen te beschermen als zij informatie uit hun werkomgeving over inbreuken op geldende regelgeving melden. Klokkenluiders moeten hiervoor terecht kunnen bij veilige meldingskanalen.

Het Bestuursdecreet voorziet een procedure voor de melding van inbreuken en bescherming van melders, gebaseerd op de klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement. Hieronder lees je hoe je inbreuken bij het stadsbestuur Lokeren meldt.

1. Welke meldingen?

Je kan een melding doen over inbreuken die gebaseerd zijn op informatie die je uit je werkomgeving verkreeg. Een melding is iets anders dan een klacht. Om over een inbreuk te spreken, moet het gaan over een handeling of een nalatigheid die onrechtmatig is, of die de toepassing van regelgeving ondermijnt.

2. Wie kan melden?

Elke persoon die in het kader van een werkrelatie informatie verkreeg over inbreuken kan een melding maken. Het gaat dus ruimer dan enkel personeelsleden van het lokaal bestuur. Ook externen die via hun werk met het lokaal bestuur in contact komen, kunnen een melding maken. Denk bijvoorbeeld aan sollicitanten, consultants of leveranciers.

Burgers zonder werkrelatie met het lokaal bestuur kunnen de gewone klachtenregeling volgen, waarbij een klacht kan gaan over een handeling of de werking van een overheidsinstantie.

3. Hoe kan je melden?

• Interne melding: je richt je melding aan het hoofd van het personeel nl. algemeen directeur Steven Verbeke.
  
• Externe melding: indien je reeds een interne melding deed, of wanneer je meent dat de inbreuk intern niet op een doeltreffende manier kan behandeld worden of er risico’s op represailles bestaan, kan je je melding richten aan Audit Vlaanderen. Als externe melder kan je je melding ook rechtstreeks aan deze instantie richten.

4. Welke bescherming?

Bij een melding via de interne en externe meldkanalen, heb je de keuze om je naam bekend te maken als melder, of anoniem te blijven. Meld je anoniem, dan wordt je identiteit niet bekend gemaakt. Meld je niet anoniem en maak je je naam bekend, dan wordt je identiteit beschermd.

De meldingskanalen zorgen voor systemen die de vertrouwelijkheid beschermen van:

• jouw identiteit;
• de identiteit van de anderen die in de melding genoemd zijn;
• de informatie waaruit jouw identiteit of deze van de andere kunnen blijken.

Dit door onder andere toegang tot deze informatie te beperken. 

Als melder ben je beschermd tegen represailles. Denk bijvoorbeeld aan represailles in het kader van negatieve beoordelingen of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties of reputatieschade.

5. Hoe maak je een melding?

	Schriftelijke melding via e-mail Als je je melding per e-mail wil versturen, dan richt je de e-mail aan melding.algemeendirecteur@lokeren.be.
	Schriftelijke melding per brief Als je je melding per brief wil versturen, dan richt je je brief aan Steven Verbeke, algemeen directeur Stad Lokeren. Je stuurt je brief naar volgend postadres en vermeldt ook duidelijk op de omslag dat de brief vertrouwelijk is, door het woord “vertrouwelijk” zichtbaar te noteren: Stad Lokeren T.a.v. Steven Verbeke, algemeen directeur Stad Lokeren Groentemarkt 1 9160 Lokeren De brief wordt door de centrale postkamer niet geopend (dus evenmin ingescand), maar wordt op een beveiligde manier rechtstreeks aan de geadresseerde bezorgd.
	Telefonische melding Je kan ook een telefonische melding doen bij de algemeen directeur Stad Lokeren op het telefoonnummer 09 235 32 34. Als je ermee instemt, kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
	Fysieke ontmoeting Je hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting om de informatie van je melding te bespreken. Als je er mee instemt, kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
	Extern meldkanaal Heb je al een interne melding gedaan? Of meen je dat de inbreuk bij een interne melding niet doeltreffend behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat? Dan kun je ook een melding maken bij Audit Vlaanderen. Als externe melder kan je je melding ook rechtstreeks aan deze instantie richten. Je kan je melding (anoniem) aan Audit Vlaanderen bezorgen: Per e-mail: melding.audit@vlaanderen.be Per post: Audit Vlaanderen, Havenlaan 88 – bus 24, 1000 Brussel Telefonisch: 02 553 45 55

6. Wat gebeurt er als je je melding aan een verkeerde persoon of verkeerde instantie richt?

Je melding wordt zo snel mogelijk op een veilige manier doorgestuurd naar het bevoegde personeelslid. De onbevoegde persoon of instantie brengt je hiervan onmiddellijk op de hoogte.

Als Audit Vlaanderen vaststelt dat het niet bevoegd is om de melding te onderzoeken, neemt men opnieuw contact op met je om toestemming te vragen om de melding te mogen doorsturen naar de bevoegde organisatie of dienst voor verder onderzoek.

7. Verder verloop van je melding?

Wat kan je verwachten nadat je je melding intern of extern hebt ingediend?

7.1. Ontvangstmelding

Je ontvangt als melder binnen de zeven dagen na de dag waarop het meldkanaal je melding ontvangen heeft, een ontvangstmelding, tenzij:

• je melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijg je meteen meer informatie over je melding.
• je je uitdrukkelijk verzet tegen het krijgen van een ontvangstmelding.
• het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van je identiteit in gevaar brengt.

7.2. Meer informatie over je melding

Binnen een redelijke termijn krijg je informatie over wat er met je melding gebeurde. Meer concreet:

• Binnen de drie maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
• Of binnen drie maanden en zeven dagen, als er geen ontvangstmelding verstuurd is.

Je komt te weten welke maatregelen er genomen zijn of zullen genomen worden naar aanleiding van je melding. Je krijgt ook de redenen voor die maatregelen te horen. Vanzelfsprekend mogen de meldingskanalen je geen informatie bezorgen die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon of personen schaadt.