Privacypolicy

Verwerking van persoonsgegevens

De stad Lokeren verwerkt voor de uitvoering van de verschillende taken persoonsgegevens van diverse betrokkenen. Deze variëren al naargelang de specifieke taak of activiteit

Privacy

Het beheer en beveiliging van persoonsgegevens wordt bepaald door Europese regelgeving. In deze Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat hoe we de bescherming van persoonsgegevens moeten waarborgen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens aan de hand waarvan je geïdentificeerd kan worden, rechtstreeks of onrechtstreeks. Het kan gaan om algemene persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld rijksregisternummer, naam, geboortedatum, adres en dergelijke of om bijzondere persoonsgegevens zoals strafrechtelijke gegevens of gezondheidsgegevens.

Van waar komen deze persoonsgegevens?

De persoonsgegevens werden vaak rechtstreeks van de betrokkene verkregen. Zo verzamelen en verwerken we onder meer je persoonsgegevens als je contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. Soms zijn de gegevens afkomstig van andere overheden (lokaal, provinciaal, Vlaams, federaal).

Wie heeft toegang tot jouw persoonsgegevens?

Stad Lokeren treedt in het merendeel van de gevallen op als verwerkingsverantwoordelijke. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke persoonsgegevens worden verzameld en voor welke doeleinden. Binnen de stad krijgen uiteraard enkel die diensten en medewerkers toegang tot je persoonsgegevens voor zover zij die nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.

Grondslag

Stad Lokeren zal je persoonsgegevens alleen verwerken als daar een legitieme grondslag voor is. We kunnen ons onder meer op de volgende legitieme grondslagen beroepen. Dit is geen limitatieve opsomming maar een opsomming van de meest voorkomende legitieme grondslagen waarop wij ons zouden kunnen beroepen voor de verwerking van je persoonsgegevens.

1. Je hebt ons toestemming gegeven voor de verwerking. Indien je gebruik wenst te maken van de diensten van de stad en er geen andere legitieme grondslag is voor de verwerking van persoonsgegevens, zullen we expliciet je toestemming vragen.
   Voorbeeld: je wenst je in te schrijven voor een nieuwsbrief of je neemt deel aan een bevraging
2. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst die je met ons hebt. Indien je gebruik maakt van onze producten of een beroep doet op onze diensten, hebben wij persoonsgegevens nodig om de overeenkomst tot een goed einde te kunnen brengen.
   Voorbeeld: je schrijft je in voor één van onze activiteiten. We hebben daarbij jouw persoonsgegevens nodig om dit administratief in orde te maken.
3. De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust. In diverse gevallen zijn wij omwille van wettelijke redenen verplicht om je persoonsgegevens te verwerken.
   Voorbeeld: de dienst Burgerzaken is verplicht om de gegevens van iedere inwoner van Lokeren op te nemen in het bevolkingsregister.
4. De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van jou of een andere natuurlijke persoon te beschermen. Wanneer je vitale belangen of deze van een ander in gevaar zijn kunnen wij je persoonsgegevens verwerken.
   Voorbeeld: het doorgeven van je gegevens aan de hulpdiensten terwijl je bewusteloos bent om je de nodige zorgen toe te kunnen dienen.
5. De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan ons werd opgedragen.Er zijn diverse taken die aan ons worden opgelegd in het belang van iedere inwoner en waarvoor wij persoonsgegevens dienen te verwerken.
   Voorbeeld: de stad is bevoegd voor het organiseren van een parkeerbeleid en beslist om bepaalde plaatsen voor te behouden voor bewoners. Om daarvan te genieten moeten de bewoners een bewonerskaart aanvragen. In dat kader zullen de gegevens van de bewoners worden verwerkt.

Doorgifte aan derden

Er worden geen persoonsgegevens met derden gedeeld, tenzij dit nodig is voor onze dienstverlening of behoudens wanneer een dergelijke doorgifte wordt opgelegd door of krachtens een wet, decreet of ordonnantie.

In de volgende situaties kan doorgifte aan derden wel plaatsvinden:

1. Bij door ons ingeschakelde leveranciers: Het kan zijn dat we een externe partner inschakelen om bepaalde verwerkingen voor ons uit te voeren. In die situaties hebben we met die derde(n) afspraken gemaakt over het gebruik, de beveiliging en de geheimhouding van gegevens in een verwerkingsovereenkomst. Er wordt vastgelegd dat derde partijen je gegevens nooit voor eigen doeleinden mogen gebruiken. Er wordt op toegezien dat je gegevens de EU niet verlaten.
2. Op grond van wettelijke verplichtingen: Onder bepaalde omstandigheden zijn wij verplicht om je gegevens af te geven aan overheidsinstanties (politie, justitie en fiscus). Wij zullen je gegevens alleen afgeven wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Het is ons niet altijd toegestaan je te informeren over een dergelijke afgifte.
3. In het kader van samenwerkingen met andere takken van de overheid (zoals gemeenschappen, gewesten, intercommunales, ….): Deze samenwerkingen worden steeds geregeld in samenwerkingsakkoorden, kaderovereenkomsten of protocolakkoorden en gebeuren steeds in het kader van de correcte implementatie van de door de gemeente te leveren diensten en met respect voor de geldende regelgeving inzake privacy. Een overzicht van de reeds gesloten protocollen inzake gegevensdoorgifte kan je hier terugvinden.

Machtigingen

De stad Lokeren beschikt over volgende machtigingen en protocollen ter uitwisseling van gegevens:

• Beraadslaging FO nr. 04/2017 over het verlenen van een algemene machtiging aan de Vlaamse steden en gemeenten, om via elektronische weg de persoonsgegevens te ontvangen van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie ("AAPD") voor toepassing van diverse bepalingen onder de Vlaamse reglementering door de steden en gemeenten
• Beraadslaging houdende de eenmalige machtiging om de gemeenten toegang te verlenen tot het reportorium van de DIV voor de identificatie van personen die door het gebruik van een voretuig, parkeerretributie, - belasting of parkeergeld schuldig zijn (Herziening van de beraadslaging FO n° 05/2015 van 19 maart 2015).
• Beraadslaging RR nr. 28/2009 18 mei 2009 ten behoeve van de Nederlandstalige openbare bibliotheken in Vlaanderen en Brussel om toegang te bekomen tot de informatiegegevens van het Rijksregister voor identificatie en beheer van hun leden.
• Beraadslaging FO nr. 18/2015 van 28 mei 2015 van het Sectoraal comité voor de Federale Overheid, waarmee aan de Steden en Gemeenten, de autonome gemeentebedrijven en het Brussels Hoofdstedelijk Parkeeragentschap machtiging werd verleend om toegang te hebben tot de DIV voor de identificatie en de bestraffing van overtreders van gemeentelijke reglementen of verordeningen.
• Beraadslaging RR nr 13/2013 van 13 februari 2013 ten behoeve van de gemeenten om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister met het oog op de uitvoering van de aan hen toevertrouwde taken (RN-MA-2012-319) • Beraadslaging RR nr 21/2015 van 25 maart 2015 die algemene machtiging geeft om het rijksregisternummer te gebruiken bij aanwending van het “Federal Authentication Service” –systeem van FEDICT voor het toegangs- en gebruikersbeheer tot van de informatietoepassingen die ontwikkeld zijn voor opdrachten van algemeen belang.
• Beraadslaging RR nr 38/2009 van 17 juni 2009 Betreft: Aanvraag ingediend door de Federale Overheidsdienst Informatie- en Communicatietechnologie (Fedict) om gemachtigd te worden tot het verkrijgen van sommige gegevens van het Rijksregister om deze in het raam van de eBirth-toepassing door te geven aan de bevolkingsdiensten (RN/MA/2009/016)

De stad Lokeren beschikt over volgende protocollen ter uitwisseling van gegevens:

• Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegeven van het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) naar de stad Lokeren in het kader van het doorgeven van persoonsgegevens conform art. 34/1 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheid. Dit betreffende het hanteren van de quarantaine in het kader van Covid-19.
• Protocolakkoord betreffende de gemeentelijke administratieve santies - inbreuken op het strafwetboek (niet verkeer) tussen Stad Lokeren en de procureur des konings van het Parket Oost-Vlaanderen
• Protocolakkoord betreffende de gemeentelijke administratieve santies - inbreuken verkeer tussen Stad Lokeren en de procureur des konings van het Parket Oost-Vlaanderen
• Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van Aquaflanders naar Stad Lokeren

Bewaartermijnen

De stad bewaart je persoonsgegevens gedurende een periode die redelijkerwijs nodig is voor de juiste uitvoering van de door hun aangeboden en gefaciliteerde diensten of producten.

De gegevens kunnen voor een langere periode worden bewaard indien ze uitsluitend worden verwerkt voor archiveringsdoeleinden voor openbaar belang, voor historisch of wetenschappelijk onderzoek of voor statistische doeleinden of indien we daartoe wettelijk verplicht zijn

Uw rechten

Volgens de wetgeving (AVG) heb je als betrokkene een aantal rechten ten opzichte van het stadsbestuur.

1. Je hebt recht op inzage van de gegevens die bij de stad bekend zijn. Je kan daarvoor een inzageverzoek indienen. De Stad Lokeren behandelt je verzoek binnen de 4 weken.
2. Je hebt recht op informatie over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt.
3. Je hebt recht op correctie, aanvulling of afscherming van uw gegevens.
4. Je hebt het recht de Stad Lokeren te verzoeken uw gegevens te verwijderen indien de Stad Lokeren geen legitieme reden heeft de gegevens langer te verwerken:
   • als we je persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze eerst verwerkten
   • als we je toestemming nodig hebben om ze te verwerken en je beslist om je toestemming in te trekken
   • als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten
   • als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken
   • als we wettelijk verplicht worden om jouw gegevens te verwijderen Opgelet. Vaak zijn we verplicht om je gegevens voor een bepaalde termijn te bewaren en kunnen we dus niet, of maar gedeeltelijk, voldoen aan jouw wens om vergeten te worden. Je kunt bijvoorbeeld niet geschrapt worden uit het bevolkingsregister.
5. Je mag bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. 

Je kan uw rechten uitvoeren dmv volgend webformulier: Aanvraag inzagerecht Digitaal aanvragen - Stad Lokeren

Cookies

Het stadsbestuur gebruikt alleen technische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die Stad Lokeren gebruikt, zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en voor uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kan de stad daarmee deze website optimaliseren. Daarnaast plaatst Stad Lokeren cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat u op maat gemaakte content kan worden aangeboden. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderen

Foto's

Wanneer we een portretfoto van jou nemen, vragen we eerst toestemming om deze te gebruiken. Deze toestemming kan je steeds intrekken.Foto's van publieke personen, een mensenmassa of op publieke plaatsen mogen we zonder toestemming gebruiken voor neutrale boodschappen.

Vragen of opmerkingen

Neem contact op als u vragen of opmerkingen heeft over hoe de Stad Lokeren omgaat met uw privacy en het verwerken van uw persoonsgegevens via privacy@lokeren.be of 09 235 31 00 of via de Informatieveiligheidscel, Groentemarkt 1, 9160 Lokeren.

Klachten kunnen ingediend worden bij de toezichthoudende autoriteiten: Vlaamse Toezichtscommissie (VTC) en de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Wijzigingen

Privacywetgeving wordt van tijd tot tijd aangepast en verbeterd. Daarom is ook deze privacyverklaring aan verandering onderhevig. Onderaan lees je wanneer dit document voor het laatst is aangepast. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de websites van de stad Lokeren gepubliceerd zijn. Wij raden je aan deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent.

Laatste wijziging: 4 juli 2024