Evenementen organiseren

Wil je een evenement organiseren? Informeer je over alle zaken die hierbij komen kijken.

Wie al een evenement heeft georganiseerd weet het wel; er komen heel wat zaken bij kijken omtrent wetgeving, vergunningen, administratie, … Daarom willen we je als jeugddienst hier voldoende in ondersteunen. Op deze pagina vind je heel wat antwoorden op je vragen.

Daarnaast staat https://ikorganiseer.be/ ook boordevol tips en de laatste regelgeving. Zeker het ontdekken waard!

Je kan met vragen rond regelgeving, vergunningen, de juiste formulieren,… of advies ook steeds terecht bij Leen. Kortom, organiseer je een evenement, dan is een bezoekje aan de jeugddienst een must. Wees tijdig! Het meest ideale moment om langs te komen? Een jaar tot 3 maanden vóór je fuif.

Maak een afspraak via jeugddienst@lokeren.be.

We zetten je alvast op weg met enkele tips:

1. Zoek een geschikte locatie

Denk goed na over welke locatie het meest geschikt is:

• Op welk doelpubliek mik je?
• Hoeveel volk verwacht je?
• Is het de eerste keer dat je dit evenement organiseert?
• Hoeveel aanwezigen mocht je de voorbije edities verwelkomen?

Via de zalenzoeker vind je een overzicht van alle beschikbare feestzalen in Lokeren.

Wil je je fuif organiseren in de stedelijke fuifzaal?

Bekijk eerst het huishoudelijk reglement en de tarieven.

Reserveer best een jaar op voorhand om zeker te zijn dat je gewenste datum nog beschikbaar is.

2. Dien een aanvraagformulier in bij de stad

Dien minstens 2 maanden op voorhand je aanvraagformulier in via ons digitaal evenementenloket. Ben je van plan om jaarlijks een evenement te organiseren? Registreer je dan zeker als gebruiker, dan hoef je volgende editie je eerder ingediende aanvraag enkel nog te kopiëren en de datum aan te passen. Heel wat werk bespaard!

3. Reserveer materiaal van onze uitleendiensten

• Dien min. 2 maanden op voorhand een aanvraag in bij het stadsmagazijn.
• Dien min. 2 maanden op voorhand een aanvraag in bij de uitleendienst. Je kiest voor 'Onderneming & vereniging', logt in met je gegevens, je kan nu je gewenste materiaal aanduiden en ontlenen. Heb je nog geen account? Dan kan je dit aanvragen via reservatiesjc@lokeren.be.
• Als jeugddienst bieden we ook gratis bandjes aan. Stuur dit aanvraagformulier naar jeugddienst@lokeren.be.
• Ook via Drugpunt kan je een fuifbox ontlenen met o.a. gratis oordopjes, affiches, banners,…

Reglement voor uitleen van audiovisueel en spelmateriaal is hier te raadplegen. 

4. Sta stil bij het veilige verloop van je evenement

• Als je kiest voor de organisatie van interne security geef je dit door via het evenementenloket.  
• Je kan de securitytaken ook uitbesteden. In de stedelijke fuifzaal is dit zelfs verplicht. Omdat dit een grote kost is, komt de stad hierin tegemoet via de toelage voor externe security.
• Neem deel aan onze opleiding Eerste Hulp Bij Fuiven. Met de opleiding willen we medewerkers en organisatoren van fuiven en evenementen handvaten bieden die in de eerste plaats van pas komen op hun eigen fuiven. 
• Via Drugpunt kan je een fuifbox uitlenen met oordoppen, posters, noodnummers, een EHBO-setje,…

5. Maak promotie voor je evenement

Dit kan je o.a. doen via sociale media en drukwerk. In Lokeren kunnen jeugdverenigingen ook borden plaatsen in de voorziene plekken. De borden zijn zelf aan te maken en hebben maximum volgende afmetingen: hoogte 60 cm, breedte 220 cm en dikte 8mm. Ze dienen door de jeugdvereniging zelf in de constructie geschoven te worden, dit ten vroegste 3 weken voor de activiteit, en ook weer verwijderd worden uiterlijk 3 werkdagen na de activiteit.

Jeugdverenigingen kunnen ook activiteiten aankondigen op het informatiebord aan de hoofdingang van het treinstation van Lokeren en op de digitale informatieborden van de stad. Voor een aanplakking van het informatiebord aan het treinstation, neem je contact op met de jeugddienst. Voor de digitale informatieborden moet de informatie worden bezorgd aan de dienst communicatie en stadspromotie. De naamvermelding van de organisator is verplicht. Ook via de website van de Lokerse jeugdraad kan je je evenement in de kijker zetten.

Opgelet: Het aanbrengen, op welke wijze ook, van opschriften, affiches, spandoeken, aanplakbiljetten, … op de openbare weg en op bomen, aanplantingen, aanplakborden, gevels, muren, vensters, omheiningen, pijlers, palen, zuilen, bouwwerken, monumenten, .. langs het openbaar domein of in de onmiddellijke nabijheid ervan, is verboden.

6. Denk na over je afvalstroom

Regel afvalcontainers bij IDM. Hier kan je de tarievenlijst vinden voor het gebruik van evenementenafvalcontainers.

Sinds 1 januari 2020 is er een verbod voor organisatoren van evenementen om drank te serveren in wegwerpverpakkingen, tenzij de organisator een systeem kan voorzien waar 90% (95% vanaf 2022) van de wegwerpverpakkingen gescheiden wordt voor recyclage. In de realiteit blijkt dit echter niet zo eenvoudig en daarom raden we alle fuiforganisatoren aan om te werken met herbruikbare bekers.

Voor evenementen in de fuifzaal worden de bekers voorzien door de concessionaris. Neem hierrond contact op met Spruit Lokeren (0486544024)

Voor evenementen buiten de fuifzaal kunnen organisatoren terecht bij IDM voor het ontlenen van bekers en een vaatwas.

Meer info rond het beperken van afval op je evenement vind je op de website van OVAM.